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標書文件翻譯方法


南京同傳翻譯公司認為招投標翻譯是一項系統的、嚴謹的工程,一方面招標文件的翻譯要向投標人傳遞準確的招標信息和招標要求,另一方面投標書的翻譯又要將投標人對招標文件的響應準確地呈現給招標人。因此,不僅要求翻譯時工作做到語言準確,而且要求保持招標文件和投標書的術語和文本規范高度一致。相對來說,翻譯的語言或者語法準確性是較低層次的,一般翻譯都能達到要求;而保持招投標文件術語和文本規范的一致性,準確地選用招投標術語,是招投標翻譯中需要重點關注的問題。

1.了解招標方式

在不同的法規體系下,對招標方式(type of tendering)的規定不盡相同,歸納如下:

  • 《世界銀行采購指南》定義了13類招標/采購方式

- 國際競爭性招標(international comparative bidding)

- 有限國際招標(limited international bidding)

- 國內競爭性招標(domestic comparative bidding)

- 詢價采購(shopping)

- 直接簽訂合同(direct contracting)

- 等等

  • 《世貿組織政府采購協議(WTO GPA)》定義了3類招標方式:

- 公開招標(open tendering)

- 擇性招標(selective tendering)

- 局限性招標(limited tendering)

  • 《香港特別行政區政府采購》規則定義了4類招標方式

- 公開招標(open tendering)

- 選擇性招標(selective tendering)

- 資格預審招標(prequalified tendering)

- 單一招標或局限性招標(single or restricted tendering)

  • 《中華人民共和國招投標法》定義了2類招標方式

- 公開招標(open tendering)

- 邀請招標(selective tendering)

2.關于招投標主體及相關專業術語的翻譯

招投標專業術語翻譯是招投標文件翻譯中比較容易混淆的內容,主要原因是由于tender (及其變體 tenderer和 tendering) 和 bid (及其變體bidder和bidding)在英語詞義上都具有招標和投標的雙重含義,而且參考以上國際性文件,不同的文本對這兩個詞選取了相反的含義。

  • 在《世界銀行采購指南》中,招投標主體及相關專業術語如下:

- 招標人:tenderer

- 投標人:bidder

- 聯營體:joint venture

- 招標代理:bidding agency

- 采購公告:procurement notice

- 招標公告:notification of bidding

- 招標文件:bidding documents

- 招標號:bidding no.

- 投標邀請:invitation for bids

- 招標資料表:bidding data sheet

- 投標人須知: instruction to bidders

- 招標附錄:appendix to tender

- 投標保證金:bid security

- 履約保證金:performance security

- 投標書:bid

- 投標書的提交: submission of bid

- 開標:bid opening

- 評標:bid evaluation

- 授予合同:award of contract

- 中標通知:notification of award

  • 而在《世貿組織政府采購協議(WTO GPA)》中,招投標主體及相關術語如下:

- 招標人:contracting party, contracting authority, employer

- 投標人:tenderer

- 招標文件:tender documentations, tender documents

- 投標邀請:invitation to tenders

- 招標公告:tender notice

- 招標資料表:tendering data sheet

- 投標人須知: instruction to tenderers

- 招標附錄:appendix to bid

- 投標保證金:tender security

- 履約保證金:performance security

- 投標書:tender

- 投標書的提交: submission of tender

- 開標:tender opening, opening of tender

- 評標:tender evaluation, evaluation of tender

- 授予合同:award of contract

- 中標:award of tender

由此可見,在不同法規體系的招投標書中,對于專業詞匯的使用具有較大區別,甚至招標和投標用詞完全顛倒的情況。因此,在招投標項目文件翻譯過程中,首先要對招標文件進行完整的分析,找出招標文件采用的是哪種文本規范或者招標文件需要按照哪種文本規范進行翻譯。這樣,就能準確把握其中的專業詞匯,不至于在翻譯過程中將“招標”及“投標”誤譯。其次,對于投標書(或投標文件)的翻譯,應該嚴格遵循招標文件中采用的規范文本,投標書的詞匯應與招標文件保持嚴格的一致,避免招標文件中“招標人”用“tenderer”一詞而在投標書中將“投標人”翻譯成“tenderer”之類的嚴重錯誤。在投標書中嚴格遵循招標文件的文本規范既體現了投標人對招標人的尊重,也是一種對招標文件的實質性的響應(substantial responsive),這對投標人能否中標有重大的影響。

3. 熟悉招投標流程

雖然在不同法規體系下的招投標書文本規范有較大的區別,但在招投標流程方面基本是一致的。熟悉招投標流程對招投標書翻譯的項目組織會有很大的幫助。一般公開招標或選擇性招標的招投標流程如下:

  • 招標公告/邀請——招標人在報紙或者互聯網等公眾媒體上發布招標公告邀請不特定的法人或其他組織投標(適用于公開招標),或者以投標邀請書的方式邀請特定的法人或組織投標(適用于選擇性招標)。

  • 獲取招標文件——投標人從招標人獲取招標文件。

  • 準備投標書——投標人研究招標文件,準備投標書。

  • 招標澄清——招標人可自行對招標文件進行必要的修改和補充,或者根據投標人的對招標文件的疑問進行澄清。

  • 提交投標書——投標人在招標文件規定的截止日期前將投標書提交到招標文件規定的地點。投標書必須用信封密封,并蓋投標人公章。在開標前任何投標書不得拆封,否則投標書被判為無效。

  • 開標——在招標文件規定的時間和地點,邀請全部投保人或其代表到場的情況下,招標人或招標代理公開開啟全部有效的投標書,并現場宣布投標人名稱和投標書報價等(唱標)。

  • 評標/比較標書——開標后,投標人組織平標委員會按照招標文件規定的評標標準和方法對全部有效的投標書進行評審和比較。投標人根據評標結果確定中標人,接受該投標人的投標書(投標人也有權決定不接受任何投標書)。在評標過程中,招標人可以要求投標人對投標書中的一些細節進行補充或更正,但不能對投標書做重大變更。

  • 中標公告/中標通知書——確定中標人后,投保人根據招標文件規定的日期和方式宣布中標人,如在刊登招標文件的公開媒體上發布中標公告(適用于公開招標),或者向中標人簽發中標通知書并向未中標人簽發未中標通知書。

  • 授予合同——招標人與投標人根據招標文件和投標書的內容簽署合同。

自此,整個招投標流程結束,進入下一步合同履行流程。

4. 關注招投標文件的組成

招標文件和投標書及其相關的補充、修改和澄清是招投標的依據文件。投標書必須根據招標文件的規定做出實質性響應。因此在翻譯過程中,必須高度關注招標文件的組成(composition),在對應的投標文件翻譯中嚴格按照招標文件的規定組織投標書,并在投標書中采用與招標文件中一致的術語。

招標文件應向潛在投標人提供他們在準備有關貨物和工程投標文件時所必需的所有信息。雖然招標文件的詳細程度和復雜程度將隨投標范圍和合同的大小和性質的不同而有所不同,但它們一般都應包括:

  • 招標公告或投標邀請。

  • 投標人須知。這是招標文件最重要的內容,包含了采購或工程范圍(Scope)等總體描述、語言、貨幣、法律、投標人合格性(Eligibility)、投標有效性(Availability)、投標保證金(Security)和履約保證金(Performance Security)、投標書的組成和準備、招標文件澄清(Clarification)、投標書的提交(Submission)、開標、評標標準(Evaluation Criteria)和方法、標書比較(Comparison)、中標通知(Notification of Award)和授予合同(Award of Contract)等條款的重要信息。

  • 投標書格式。

  • 合同格式、合同條款,包括通用條款(General Conditions)和專用條款(Special Conditions)。

  • 技術規格(Specifications)和圖紙(Drawings)、有關的技術參數和規范等。

  • 貨物清單(List of Goods)或工程量清單(Bill of Quantities)。

  • 交貨時間(Delivery Time)或項目時間表(Project Schedule)。

  • 必要的附件(Appendix),比如各種保證金的格式。

因此在準備投標書時,必須嚴格依照招標文件進行實質性響應(substantially response)。對于翻譯來說,在投標書中運用招標文件中的術語并按照招標文件規定組織投標書也是一種實質性響應。投標書組成應包括:

  • 投標函

  • 投標擔保(銀行保函)

  • 投標人資質信息

  • 授權書

  • 投標書,包括對招標文件的點對點應答

  • 報價文件(Quotation)或工程量清單報價(Priced Bill of Quantities),包括投標報價說明、報價匯總、報價明細等

  • 項目計劃時間表

  • 技術文件

  • 投標書附錄

總之,對于招投標文件的翻譯切忌望文生義。必須認真分析招標文件所面對的潛在投標人或者招標文件采用文本規范,系統地進行招投標文件翻譯

標書翻譯|項目建議書翻譯

  標書翻譯是整個投標過程的重要一環。標書翻譯必須表達出使用單位的全部意愿,不能有疏漏。標書翻譯也是投標商投標編制投標書的依據,投標方必須對標書的內容進行實質性的響應,否則被判定為無效標(按廢棄標處理)。世紀同聲依靠嚴格的質量控制體系、規范化的運作流程獨特的審核標準為客戶提供一流的標書翻譯服務。

標書翻譯相關術語

3. 投標貨幣Tender Currency
投標人提供的貨物和服務用美元貨幣報價。Goods and services to be provided by tenderers shall be quoted in the currency of US dollar.

4. 
投標保證金Tender bond
15.1 
投標人應提交金額為不少于投標報價總價2%的投標保證金,并作為其投標的一部分。Tenderers shall submit a tender bond that is no less than 2% of the total sum of the tender offer. It shall be part of the tender.
15.2 
投標保證金是為了保護招標機構和買方免遭因投標人的行為而蒙受損失。招標機構和買方在因投標人的行為受到損害時可根據本須知第15.7條的規定沒收投標人的投標保證金。Tender bond is designed to protect Tenderee and Buyer from losses because of any actions of tenderers. In case Tenderee and Buyer suffers any losses because of any actions of tenderers, the tender bond will be confiscated according to Clause 15.7 of the Notice.
15.3 
投標保證金應用投標貨幣并采用以下形式:The tender bond shall be in the tender currency and shall be in the following form:
由一家在中華人民共和國國內或國外信譽好的銀行用招標文件提供的格式或招標機構接受的其他格式出具的銀行保函、不可撤銷的備用信用證,其有效期應超過投標有效期三十(30)天;A bank that enjoys good reputation in or outside the People’s Republic of China issues a letter of guarantee and an irrevocable stand-by letter of credit in the form provided by the tender invitation documents or in a form that is acceptable to Tenderee, the valid period being thirty (30) days more than the valid period of the tender;
15.4 
凡沒有根據本須知第15.115.3條的規定隨附投標保證金的投標,應按本須知第24條的規定視為非響應性投標予以拒絕。Tenders to which a tender bond is not attached according to Clause 15.1 and 15.3 of the Notice shall be rejected as non-responsive tenders according to Clause 24 of the Notice.
15.5 
未中標的投標人的投標保證金,將盡速并不晚于按照本須知第16條規定的投標有效期滿后三十(30)天原額退還投標人。Tender bonds of tenderers who fail in the tender will be returned to tenders in full amount as soon as possible and no later than thirty (30) days after the expiration of the valid period of the tender as provided in Clause 16 of the Notice.
15.6 
中標人的投標保證金,在中標人按本須知第34條規定簽訂合同并按本須知第35條規定交納了履約保證金后予以退還。The tender bond of the successful tenderer will be returned after the tenderer signs the Contract according to Clause 34 of the Notice and submits the performance bond according to Clause 35 of the Notice.
15.7 
下列任何情況發生時,投標保證金將被沒收:Tender bond will be confiscated in case:
1)
投標人在招標文件中規定的投標有效期內撤回其投標;或Tenderers withdraw their tenders within the valid period of the tender as provided in the tender invitation documents; or
2)
中標人在規定期限內未能根據本須知第34條規定簽訂合同;或The successful tenderer fails to sign the Contract within the prescribed period according to Clause 34 of the Notice; or
3)
中標人在規定期限內未能根據按投標人須知第35條規定提交履約保證金。The successful tenderer fails to submit the performance bond within the prescribed period according to Clause 35 of the Notice.

5. 
投標有效期Valid period of tender
16.1 
根據本須知第19條規定,投標應在規定的開標日后的180天內保持有效。投標有效期不滿足要求的投標將被視為非響應性投標而予以拒絕。According to Clause 19 of the Notice, a tender remains valid within the 180 days after the prescribed tender opening date. Tenders with an ineligible valid period shall be rejected as non-responsive tenders

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